Change-Management für neue Arbeitswelten

Wenn Unternehmens- und Bürokultur harmonieren

Die Arbeitswelt befindet sich im Umbruch: Büroarbeit ist freier, selbstbestimmter und komplexer geworden. Dass aus starren Abteilungen zunehmend flexible Prozess- und Projektteams werden, die sich ständig neu zusammenstellen, ist eine von vielen Entwicklungen, die sich direkt in Bürokonzepten niederschlagen. Moderne Büros begegnet ihnen, indem sie sich öffnen und neben Arbeitsplätzen auch Meeting Points, Klausurräume, Teeküchen und Räume zur spontanen, informellen Kommunikation sowie zum Rückzug anbieten. Für die Bürostruktur ist das eine elementare Veränderung, der ein intensiver Planungsprozess vorausgehen muss.

Einflussfaktoren prägen die Arbeitswelt

Vor der Implementierung neuer Bürokonzepte sollten die Einflussfaktoren, die aus planerischer Sicht die Arbeitswelt und damit auch die Büroraumplanung prägen, betrachtet werden. Dafür gibt es fünf Faktoren:

nutzerseitige und immobilienwirtschaftliche Anforderungen, Standort bezogene Parameter sowie bürokonzeptionelle und Mitarbeiter bezogene Komponenten. Insbesondere die letztgenannten, Mitarbeiter bezogenen Komponenten sind ein wesentlicher Motor für die Veränderung von Arbeitswelten. Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Abbau der Präsenzkultur und räumlich unabhängiges Arbeiten stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Zum einen, weil es dabei nicht selten um die Schaffung einer neuen Kultur der Zusammenarbeit geht, zum anderen, weil diese Komponenten eine hohe Komplexität in der Planungsphase bedeuten.

Bei der Planung eines ganzheitlichen Arbeitskonzeptes sollten drei Ebenen in Einklang gebracht werden:

– die Makroebene Arbeitsumfeld, also die Planung von Sonderflächen, die auch zum Arbeiten zur Verfügung stehen, wie Pool-Arbeitsplätze, Projekt- und Besprechungsräume, Think Tanks, Meeting Points, Mit-arbeiterrestaurant, Außenanlage,

– die Metaebene Arbeitswelt, mit der Formulierung übergeordneter Leitplanken zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Work-Life-Balance, Abbau Präsenzkultur, Telearbeit, Vertrauenskultur, Führung, IT- und TK-Technologie.

Teil der Unternehmenskultur

Die Planung von Arbeitsplätzen basiert nicht nur auf Prozess- und Kommunikationsanalysen. Sie ist die Konzeption eines ganzheitlichen Arbeitsumfeldes. Neue Aufgaben und Prozesse im Unternehmen, die (An-)Forderungen des Personals, die Kompetenzen der Geschäftsführung und die IT- & TK-Ausstattung haben darauf große Auswirkung. Gute Raumkonzepte berücksichtigen unternehmensstrategische und -kulturelle Aspekte, die den Bezug zur Wertschöpfung für jeden Mitarbeiter wahrnehmbar machen und dem Unternehmen Kontur verleihen, indem Produkt- und Markenidentifikation gefördert wird.

Bürokonzepte sind wirtschaftlich und produktiv, wenn sie sechs Ziele erfüllen:

– stimulierendes Arbeitsumfeld

– Kommunikationsförderung über Dialog

– Vermittlung von Identität und Unternehmenskultur

– hohe Flächenwirtschaftlichkeit

– hohe Flächeneffizienz

– minimale Betriebskosten

Begleitendes Change-Management

Bei der Planung eines neuen Bürokonzeptes sind die Führungskräfte des Unternehmens aufgefordert, die richtigen Stellschrauben zu setzen, um den Mitarbeitern als Ansprechpartner und Motivator im Veränderungsprozess zur Seite zu stehen. Die Unternehmensführung ist verantwortlich für die Projekt-

kommunikation und ein erfolgreiches Change-Management. Und das bedeutet: frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter, direkte Kommunikation zur Schaffung der Nutzerakzeptanz, Aufzeigen von Lösungsansätzen bei Problemen in neuen Arbeits­umfeldern und zu guter Letzt: Konflikte, Wider­stände und Krisen managen. Denn das Bürokonzept ist für alle Mitarbeiter neu, daher bedarf es nach der Vorbereitungsphase auch einer Zeit der Eingewöhnung und Rücksichtnahme. Die erfolgreiche Umsetzung bedingt auch ein verändertes Selbstverständnis von Sichtbarkeit, Hörbarkeit und Vertraulichkeit. Ein modernes Bürokonzept fördert bei guter Planung wesentliche Ziele eines Unternehmens und der Mitarbeiter, reduziert aber die gewohnte Privatsphäre des Mitarbeiters. Nach dem Umzug sollte den Mitarbeitern ermöglicht werden, die in dem neuen Bürokonzept enthalte-

nen Freiräume auszuloten und die aktive Nutzung aller angebotenen Funktionsflächen wie Think Tanks, Meeting Points, Projekträume, Pool-Büros, Kasino, Konferenzflächen etc. zu unterstützen, aber auch Themen wie Rücksichtnahme, Telefonate, Unterhaltungen, Ansprechbarkeit und Privatsphäre anzusprechen. Führungskräfte sind besonders aufgefordert, die gewünschten Werte und Verhaltensweisen vorzuleben. Erst ihr Vorbild führt zu einer nachhaltigen Einführung des Konzeptes.

Neue Arbeitswelten bei Vodafone

Das Quickborner Team (QT) berät seit 2008 die Niederlassungen der Vodafone D2 GmbH in Deutschland bei der Umsetzung neuer Arbeitswelten. Neben der Ermittlung der Nutzer­anforderungen wurde gemeinsam mit dem Property Management des Unternehmens ein neues Open Space-Bürokonzept entwickelt, dass auf alle Standorte übertragen werden soll. Im Neubauprojekt Vodafone Campus in Düsseldorf befindet sich das neue Konzept derzeit in der Erprobungsphase. Das QT begleitet die weitreichen­den Change-Management-Maßnahmen.

Vodafone Deutschland wird Ende 2012 mit rund 5 000 Mitarbeitern aus den sieben Düsseldorfer Standorten die neue Unternehmens­zentrale beziehen, den Vodafone Campus. Das umfangreiche Bauprojekt wurde von Anfang an nicht als reines Immobilienthema gesehen, sondern als Bestandteil der Arbeits- und Unternehmenskultur, die durch das Projekt entscheidend geprägt und verändert wird. Die Veränderung beinhaltet auch ein neues Arbeitsplatzkonzept: Auf 85 000 m² entsteht ein modernes und attraktives Arbeitsumfeld mit Mitarbeiterrestaurant für 1 200 Personen, Kinderkrippe, Fitnessbereich, Reinigung, Shops, Medical Center etc. Offene Raumstrukturen und ein breites Spektrum an unterschiedlichen Arbeitsumfeldern prägen das neue Bürokonzept. Think Tanks, Rückzugsflächen, Besprechungsräume, Bibliotheken, Projektflächen und Meeting Points fördern Einfachheit, Schnelligkeit, Kommunikation und Mobilität und schaffen eine abwechslungsreiche Arbeitsumgebung. Das Ziel: Jeder Mitarbeiter soll die Möglichkeit haben, den besten Arbeitsort für seine jeweilige Tätigkeit zu wählen und seine Aufgaben flexibel und individuell an dem für ihn idealen (Arbeits-)Ort zu erledigen.

Vodafone wendet sich mit dem neuen Konzept von der traditionellen Struk­tur der alten Standorte ab: (Einzel- bis 2–4-Personenbüros), zugeordneten Arbeitsplätzen und dem „9 to 5“-Arbeitszeitmodell. Das neue Bürokonzept steht für offene, mobile und flexible Arbeitsstrukturen mit überwiegend nicht fest zugeordneten Arbeitsplätzen. Laptops und Smartphones für jeden Mitarbeiter, vollflächiges WLAN und LAN ermöglichen flexibles Arbeiten; jederzeit, von unterwegs und von zu Hause aus. „Am neuen Vodafone Campus stehen die Bedürfnisse der Mitarbeiter an erster Stelle. Sie haben den Gestaltungs- und Umsetzungsprozess aktiv mit eigenen Ideen und Vorschlägen begleitet. Durch die offenen und modern gestalteten Flächen wird die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern noch stärker gefördert. Das attraktive Bürokonzept schafft mehr Freiraum für Kreativität und innovative Ideen. Wir wollen die persönliche Entfaltung jedes Einzelnen noch stärker ermöglichen“, so Dirk Barnard, Geschäftsführer Personal von Vodafone Deutschland. „Damit trägt die neue Konzernzentrale wesentlich zur Gemeinschaft und Identität der Mitarbeiter bei.“

Change-Management-Werkzeug Pilot- und Musterfläche

Bereits in der Planungs- und Gestaltungs-phase des neuen Campus hatte die Unternehmensführung eine intensive Nutzereinbindung angestrebt, um die Mitarbeiter

bestmöglich auf die neue Arbeitsumgebung einzustimmen und bei der Überwindung von Barrieren zu helfen. Informationsveranstaltungen und Multiplikatoren aus der Belegschaft waren wichtige Maßnahmen, um die Akzeptanz für das neue Konzept zu fördern. Als wichtiges Change-Management-Werkzeug hat sich neben dem klassischen Informations- und Beteiligungsmanagement durch Mitarbeiterbefragungen und Workshops die Einrichtung einer Pilotfläche erwiesen. Zum einen nimmt sie den Mitarbeitern die Angst vor dem Unbekannten und lässt ihren Gestaltungswünschen Raum, zum anderen bietet sie eine optimale Plattform für das Erproben neuer Arbeitsplatzsituationen. Denn ein neues Gebäude verlangt auch eine neue interne Organisation, gerade bei offenen Büroflächen. Dazu gehören Ablage und Archivierungssystem, Druckerkonzept, Serviceangebote, Buchungssysteme für Konferenzbereiche u.v.m. Die Pilotfläche liefert den Spielraum, um den Büroalltag zu proben.

Seit August 2011 testeten 50 Mitarbeiter der Personalabteilung das zukünftige Arbeitsumfeld auf einer Musterfläche, die nach den Plänen für den Vodafone-Campus errichtet wurde und das neue, moderne und offene Arbeitsplatzkonzept erlebbar macht. Die Musterfläche wurde in einem Bestandsgebäude errichtet, wo 25 Einzelbüros in eine offene Bürolandschaft mit verschiedene Arbeits- und Kommunikationsinseln verwandelt wurden. Getestet wurde alles – von den Stühlen über die Geräuschdämmung bis hin zur Konferenztechnik und Kaffeemaschine. Das Feedback der Mitarbeiter floss in den Veränderungsprozess mit ein, auf diese Weise konnten Teile der Belegschaft das Projekt prägend mitgestalten. Im Rahmen der Pilotflächenerprobung wurde einiges in Bezug auf Akustikmaßnahmen und mehr Vertraulichkeit nachgerüstet und weiter ausgebaut. Gemeinsam mit den Mitarbeitern der Pilotfläche wurden Spielregeln aufgestellt, die das Arbeiten in der neuen Umgebung erleichtern sollen. Denn das neue Bürokonzept bringt auch Veränderun­gen für das Verhalten mit sich. Mehr Kommunikationsmöglichkeiten und Transparenz erfordern mehr Rücksicht aufeinander.

Die Resonanz auf die neuen Arbeitsformen ist deutlich positiv – nicht nur von den am Pilotprojekt beteiligten Mitarbeitern, sondern auch von der übrigen Belegschaft. Bis heute wurden über 1 500 Mitarbeiter durch die Pilotfläche geführt, um ihnen einen Eindruck zu vermitteln, wie in Zukunft zusammengearbeitet werden wird. Eine zweite Musterfläche wurde, unter realen Bedingungen, direkt am Campus errichtet und war für alle Mitarbeiter sowie zu bestimmten Terminen auch für die Öffentlichkeit zugänglich. Vor dem finalen Umzug in den Campus Mitte Dezember wird es noch weitere informative Meilensteine geben, um die 5 000 Mitarbeiter bestmöglich vorzubereiten: neben einem eigenen Film „Mobile Working am Campus“, einer Umzugs- und einer Campus-User-Broschüre werden für alle „Behavior Change“-Workshops zum Verhalten im Open Space veranstaltet. Sämtliche Umzüge werden durch Fachteams des Vodafone Facility Management und des Quickborner Team begleitet.