Mehr Prozesseffizienz in Bauprojekten durch die Cloud
Wieso sollte ich mit einer Cloudlösung arbeiten? Wann sind Cloudsysteme DSGVO konform? Andreas Dangl von Fabasoft bringt Licht ins Dunkel.
„Zeit ist Geld.“ Ein Satz der besonders für Bauprojekte gilt. Denn hier kommen zu den üblichen Projektrisiken noch Umwelteinflüsse wie das Wetter hinzu. Da man das Wetter nicht beeinflussen kann, muss man sich bei der Steuerung von Bauprojekten auf Dinge konzentrieren, die der Mensch im Griff hat – wie die Effizienz der Planungs- und Kommunikationsabläufe. Hierbei auf Cloudanwendungen zu setzen, ist eine gute Idee. Diese sind leicht zu bedienen und sofort einsatzbereit.
Welchen Mehrwert bieten Cloudlösungen?
Eine Cloud ist Speicherplatz, der sich je nach Anbieter an unterschiedlichen Orten (innerhalb oder außerhalb der EU) befindet und somit verschiedenen gesetzlichen Reglementierungen und Datenschutzrichtlinien unterliegt. Einen echten Mehrwert bringen erst die diversen Lösungen und Services, die auf einer Cloud-Plattform aufsetzen.
State-of-the-Art Cloud Lösungen unterstützen die täglichen Arbeitsabläufe. Sie vereinfachen die organisations- und disziplinübergreifende Zusammenarbeit durch digitalisierte Prozesse und einen einheitlichen, zentralen Dokumentenstand für alle Beteiligten. Mittels Kontrollmechanismen wie automatisierte Fristenprüfungen, Freigabestände für Dokumente und einem Audit-log werden umfangreiche und langwierige Bauprojekte in geordnete Bahnen gelenkt. Manueller Administrationsaufwand wird reduziert und Übersicht ins Chaos gebracht. Dokumente, Rechnungen und Pläne, die bisher in Schubladen und meterweisen Aktenordnern aufbewahrt wurden, sind nun jederzeit abrufbar und stets aktuell.
Welche Dokumente kann man dort ablegen?
Grundsätzlich können alle Arten von digitalen Inhalten in einer Cloud gespeichert werden. Von Dokumenten über Pläne, Multimediainhalte bis zum Source-Code. Interessant sind die Dateiformate und standardisierten Schnittstellen, die von einer Cloud-Lösung unterstützt werden. Diese bestimmen welche Inhalte man direkt in der Lösung erstellen, bearbeiten oder über Drittanwendungen (wie Microsoft Office, SAP, CAD oder Outlook) öffnen und bearbeiten kann.
Einfach nur sämtliche digitale Inhalte in einer Cloud abzuspeichern, ist zu wenig. Dieser Weg endet schnell in einem Datensumpf. Um diesen Sumpf zu verhindern, gibt es zwei Möglichkeiten. Der „futuristische“ Ansatz ist weg von herkömmlichen Dokumenten, hin zu einer Sammlung von Metadaten zu gehen. Diese Metadaten werden über Algorithmen, die gern als „Künstliche Intelligenz“ bezeichnet werden, analysiert, ausgewertet und für Menschen aufbereitet. Mittels Suchabfragen kann ein Benutzer auf diese Daten zugreifen.
Der weiterverbreitete Ansatz sind Ablagestrukturen in Form von „Teamroom“-Konzepten und Ordnerstrukturen. Über Teamrooms können Benutzer Bearbeitungs- oder Leseberechtigungen für alle im Teamroom abgelegten Inhalte bekommen. Durch Ordner werden die Inhalte innerhalb eines Teamrooms strukturiert. Natürlich steht auch hier eine Suche zur Verfügung, die je nach Berechtigung des Benutzers auch mehrere Teamrooms durchsucht. Um bequem in der gewohnten Arbeitsumgebung arbeiten zu können, bieten viele Kollaborationslösungen eine Synchronisationsmöglichkeit der Dokumente in der Cloud mit einem lokalen Ordner am Laptop oder Tablet.
Wie arbeitet man in Zukunft mit Mitarbeitern bzw. Planungspartnern zusammen?
Es ist bereits Status quo, dass die Abwicklung von Großprojekten durch Kollaborationstools unterstützt wird. Unterschiedliche IT-Systeme der diversen Projektpartner werden über Schnittstellen mit einer zentralen Lösung (in einer Cloud) verbunden. Hier werden entweder alle Dokumente direkt abgelegt oder aus den Quellsystemen synchronisiert. Somit steht jedem Projektpartner der gleiche Dokumentenstand zu Verfügung. Die technische Projektdokumentation wird zentral gesammelt oder mittels Dokumentenvorlagen direkt erstellt. Einzelne Aufgaben können mit Fristen versehen und verantwortlichen Personen zugewiesen werden. Über Workflows lassen sich Freigabeprozesse schnell abbilden.
Projektkalender und Dashboards sorgen für Übersicht, damit beim ersten Anzeichen von Problemen sofort reagiert werden kann. Jeder Bearbeitungsschritt wird automatisch aufgezeichnet und ist somit transparent und nachvollziehbar.
Besprechungsprotokolle können beispielsweise sofort in konkrete Umsetzungsmaßnahmen verwandelt werden, die wiederum einzelnen Bearbeitern zugewiesen werden. Das gesammelte Projektwissen steht jederzeit, gesammelt und übersichtlich bereit – egal ob im Büro oder auf der Baustelle.
So können Pläne direkt vor Ort „redlined“ werden oder einzelne Schweißnähte bei der Abnahme mit dem Tablet fotografiert und sofort an der richtigen Stelle dokumentiert werden.
Ist die Cloud DSGVO konform? Wie sichert man dies?
Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, ist es wichtig, dass die EU-Datenschutzgrundverordnung eingehalten wird. Daher ist es sinnvoll, einen europäischen Cloudanbieter zu wählen, da der Standort der Cloudinfrastruktur über Rechtssicherheit und Haftung gegenüber Cloudkunden und vom jeweiligen Rechtssystem erlaubten Zugriff auf die gespeicherten Unternehmensdaten entscheidet.
Um sicher zu gehen, sollte bei der Auswahl auf Zertifizierungen der Cloudanbieter geachtet werden. Wenn es um IT-Sicherheit und den Schutz personenbezogener Daten geht, ist das C5-Testat hervorzuheben. Es wird vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik herausgegeben. Der Anforderungskatalog des BSI legt fest, welche Mindestanforderungen Clouddienstleister erfüllen müssen. Die Erfüllung dieser Anforderungen wird von unabhängigen Wirtschaftsprüfern attestiert und vom Cloudanbieter vertraglich garantiert.
Fazit
Bauprojekte erhalten durch eine Cloud eine deutliche Effizienzsteigerung und vereinfachen die Zusammenarbeit. Nicht zuletzt kommt dies auch der Umwelt zugute, denn durch den Umstieg auf das digitale Projektdatenmanagement kann viel Papier gespart werden.
