Softwarenutzung in deutschen Architekturbüros
Die Digitalisierung verändert sämtliche Unternehmensbereiche. Auch die Bauwirtschaft ist davon betroffen. Neue Technologien wie Künstliche Intelligenz und Virtual Reality verändern bereits Produktions- und Arbeitsweisen. Eine Studie von Capterra zeigt, welche Software bei der täglichen Arbeit im Architekturbüro benutzt werden. Die Studie liefert Antworten, wie Projekte, Kommunikation, Angebote und Rechnungen digital verwaltet werden und ob bereits cloudbasiert gearbeitet wird. Nicht zuletzt gibt die Studie Empfehlungen.
Für die Studie von Capterra wurden 200 Architekturbüros in Deutschland, in denen Architekten und Ingenieure beschäftigt sind, zu ihrer Softwarenutzung befragt. Das Ergebnis: Die meisten Architekten und Ingenieure verwenden allgemeine Software. Software, die nicht auf die spezifischen Anforderungen in Architekturbüros abgestimmt ist. Der Trend ist jedoch ein anderer.
Architekturbüros setzen Software am häufigsten für die Verwaltung von Projekten und Angeboten und Rechnungen ein, gefolgt vom Personalmanagement. Auch das Vorhandensein eines Intranets ist deutschen Architekten in ihrer genutzten Software wichtig.
Weiterhin stellte Capterra in der Studie fest, dass Architekten vermehrt eher allgemeine Softwarelösungen, anstatt für ihre Branche spezialisierte Lösungen einsetzen. Ca. 60 % der Befragten gaben an, in den genannten Bereichen allgemeine Softwarelösungen zu nutzen. Obwohl Architekturbüros spezielle Anforderungen an ihre Abläufe und Workflows von der Entwurfs- und Konzeptionsphase über die Umsetzung der Projekte bis hin zu deren Abnahme haben, setzen sie dennoch gegenwärtig mehrheitlich allgemeine Lösungen ein, also Projektmanagement-Software, die nicht auf Architekten und ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Auch der Einsatz von Software, die sowohl spezielle Aufgaben aus dem Architekturbereich als auch die „klassischen“ Bereiche wie das Projektmanagement abdecken, ist lediglich bei einer Minderheit der Unternehmen verbreitet.
Der Studie zufolge kommen Cloud-Software und lokal installierte Software zu gleichen Teilen zum Einsatz. Unter Betrachtung des allgemeinen Trends ist aber davon auszugehen, dass sich Cloud-Software in den nächsten Jahren immer weiter durchsetzen wird. Dies spiegelt sich auch darin wieder, dass sich 63 % der Befragten gut vorstellen können, in Zukunft noch mehr auf Cloud-Lösungen zu setzen, um die Informationen eines Projekts ortsunabhängig in Echtzeit zur Verfügung zu haben.
Wie soll eine Bürosoftware für Architekten aussehen?
Eine Software für Architekturbüros sollte umfangreiche und speziell auf die Branche angepasste Funktionen beinhalten. Dazu zählen die folgenden Aufgabenbereiche:
1. Abbildung aller wichtigen Standardprozesse aus den Bereichen HR, Projektmanagement und dem Rechnungswesen
2. Umfangreiche integrierte, speziell auf die Branche angepasste Funktionen und Arbeitsabläufe wie:
– Projektverwaltung mit HOAI Leistungsphasen
– Kosten- und Honorarplanung nach DIN-276
– Erstellen von Leistungsverzeichnissen
– Verwaltung von Ausschreibungen
– Integration von Standard-Datenkatalogen
– Mängelmanagement
– Baustellenmanagement und Personaleinsatzplanung
– Formularmanagement und -vorlagen.
Aus den genannten Anforderungen der Nutzer an Software für Architekten, empfiehlt Capterra drei Tools. Die drei Software-Tools erfüllen die Anforderungen der Nutzer, kommen aus Deutschland, haben Datenzentren in Deutschland und sind daher DSGVO-konform.
Projekt PRO
Projekt PRO ist eine strukturierte Planungssoftware für effizientes Büromanagement mit besonderen Funktionen für Architekten und Bauingenieure (Projekt PRO building). Neben branchenspezifischen Funktionen wie bspw. der Planung von Bauprojekten umfasst es ebenfalls die Abwicklung von administrativen Aufgaben. Ein integriertes Bautagebuch ermöglicht eine detaillierte Erfassung aller Baufortschritte inklusive Fotos und Vermerke, die gleichzeitig das Mängelmanagement ermöglichen. Darüber hinaus deckt die Software auch Aspekte des Projekt- und Personalmanagements ab. Und wer auf der Suche nach einer Lösung ist, mit der man auch Rechnungen erstellen kann, wird hier ebenfalls fündig. Vor kurzem hat Projekt PRO auch ein cloud-basiertes System für zielorientiertes Projekt- und Baustellenmanagement angekündigt. Die anfängliche Auseinandersetzung mit dem Programm kann sehr zeitintensiv sein, eine sorgfältige Einarbeitung aufgrund der Komplexität diverser Aufgabenbereiche ist demnach erforderlich. Auf YouTube gibt es zahlreiche Video-Tutorials, die die einzelnen Funktionen vorstellen und erklären.
Preis: Interessierte können sich telefonisch, online oder persönlich beraten und sich eine individuell zugeschnittene Lösung erstellen lassen.
Synapcus
Synapcus ist eine webbasierte High-Tech Lösung für mittelständische Unternehmen mit speziellen Funktionen für Architekturbüros. Neben vielen anderen Anwendungsbereichen unterstützt das System bei der Koordinierung von Projekten durch innovative Managementfunktionen, die ebenfalls Budgetoptimierung und Controlling Funktionen umfassen. Zusätzlich ist eine simple Angebotserstellung nach HOAI-Tarifen durch vorprogrammierte Tabellen möglich. Die Software dient als Manager und Schnittstelle für fast alle Unternehmensprozesse wie beispielsweise der Planung von Personal und der Verwaltung von Dokumenten. Berichte und Protokolle werden in Form von Dashboards visualisiert, die den internen Dokumentenaustausch der Mitarbeiter erleichtern. Ein weiterer Pluspunkt der Software ist die Möglichkeit, innerhalb des Teams zu kommunizieren.
Preis: Das Tool verfügt über eine kostenlose Testversion. Für preisliche und individuelle Anfragen wenden sich Interessierte direkt an den Anbieter.
Factro
Factro ist eine cloud-basierte Projektmanagement- und Organisationssoftware für mehrere Branchen, besitzt aber auch speziell für Architekturbüros Funktionen, die das Planen und Bauen von Projekten mithilfe von Leitungs-, Kontroll- & Finanzplanungsfunktionen erleichtern. Trotz der vielen Funktionen ist Factro leicht verständlich und intuitiv bedienbar. Es hilft bei der Erreichung diverser Ziele durch strategische Managementfunktionen, insbesondere bei der Planung und Durchführung von Projekten. Mithilfe eines Projektstrukturbaums können auch komplexe und große Projekte übersichtlich dargestellt werden. Die einzelnen Projekte können von Nutzern kommentiert werden und Ergebnisse können in Form von Bildern, Bemerkungen und Dateien festgehalten werden. Eine Filter- und Sortierfunktion sorgt für mehr Übersichtlichkeit und ermöglicht die Priorisierung und Ordnung aller Projekte.
Preis: Factro ist in vier Tarifen erhältlich: „Basic Cloud“, „Team Cloud“, „Business Cloud“ und „Professional Cloud“.
Wichtig ist jedoch, dass jedes Unternehmen nach seinen individuellen Bedürfnissen die passende Software auswählen sollte. Die beschriebenen Softwarelösungen bedürfen einer ausführlichen und intensiven Auseinandersetzung mit dem Programm und einer strukturierten Einarbeitung, um von ihren Vorteilen zu profitieren.
