Bürolandschaft für New Work

Innsbruck ist ein Punkt auf der Landkarte, irgendwo zwischen München und dem Gardasee, ein Durchgangsort, mehr nicht. Das sagen die einen. „Innsbruck ist meine Wahlheimat, die ich Wohnorten wie Stockholm, München oder auch London eindeutig vorziehe.“ Das sagt Head Architect Martin Lukasser, federführender Projektleiter vom „Büro der Zukunft“ bei ATP. Und weil ATP die Mitarbeiter an allen Standorten fördern möchte, legt das Unternehmen viel Wert auf eine freundliche Arbeitsumgebung. Ein eigener Kindergarten, individuelle Arbeitszeiten, ein Firmen-Fitnessstudio, fortschrittliche Teilzeitangebote für junge Mütter und spezielle Regelungen für ältere Arbeitnehmer: Dies sind nur einige der Angebote, mit denen ATP bei Jobinteressenten punktet. Auch eine optimierte, zukunftsgerechte Büroumgebung gehört dazu.

In der Theorie sagen das viele. Durch einen Mieterwechsel, in dessen Zug eine komplette Etage mit 750 m² Fläche frei wurde, ergab sich für ATP Innsbruck jedoch die Chance, solch eine Umgebung real zu gestalten und das eigene „Büro der Zukunft“ zu planen. „Am Anfang haben wir es genauso gemacht wie immer“, so Lukasser. Die Verantwortlichen aus der Führungsriege haben sich zusammengesetzt, Skizzenrolle und 6 B-Bleistifte gezückt, geredet, gezeichnet, und zehn Minuten später war ein erstes Konzept auf dem Papier. „Tja, dann habe ich ein paar ketzerische Fragen gestellt“, lacht Lukasser. Die Folge war ein weiteres Gespräch, ein weiteres Konzept – und anderthalb Stunden später die Erkenntnis, dass ein gut geplantes eigenes Büro die einmalige Chance darstellt, die eigenen organisatorischen Prozesse zu hinterfragen und der integralen Arbeitsweise anzupassen. „Wir haben erkannt, dass wir das, was wir unseren Kunden predigen, auch bei unserem eigenen Bauprojekt umsetzen müssen – eine ordentliche Bedarfsplanung“, fasst der Architekt zusammen.

Externer Berater als unabhängiger Beobachter

Um sich nicht durch eigene Voreingenommen­heit beeinflussen zu lassen, beauftragten die Architekten einen externen Spezialisten mit der Bedarfsanalyse: M.O.O.CON. „Wir übersetzen Ihre Anforderungen in identitätsstiftende und nachhaltige Objekte und Services und sichern so Ihre wichtigsten Werte“, wirbt das Organisations- und Strategieberatungsunternehmen für seine Leistungen und überzeugte damit schon Großkonzerne wie Daimler, Adidas und Telefonica. Bei ATP studierte das Team mit Spezialisten aus den Bereichen Betriebswirtschaft, Architektur und Projektmanagement zunächst die Arbeitsprozesse des Unternehmens, holte Meinungen ein und ließ sich persönliche Bedürfnisse erklären.

Dazu erstellten die M.O.O.CON-Experten gemeinsam mit 18 ATP-Mitarbeitern – und ohne Beteiligung der ATP-Chefetage – einen Fragebogen auf Basis des unternehmensspezifischen Aktivitätsprofils: Aus welchen Elementen setzt sich Ihre Arbeitszeit zusammen? Wie viel Zeit arbeiten Sie im Haus, wie viel außer Haus? Wie viel Zeit verbringen Sie mit Einzelarbeit im Haus, wie viel mit Zusammenarbeit, Kommunikation oder Erholung? Welchen Anteil nehmen Routinetätigkeiten ein, welchen konzentrationsintensive Arbeiten, welchen innovative Tätigkeiten? Fragen wie diese bildeten die Basis der standortunabhängigen Bedarfsplanung von ATP, die wiederum in die Entwicklung von Funktions- und Arbeitsgruppen sowie Nutzungsmodulen mündete – und letztlich zur Grundlage für den individuell auf den Standort Innsbruck zugeschnittenen Umbau wurde.

Activity based working statt Einzelbüros

„Man trifft sich, um Probleme kollaborativ zu lösen, geht anschließend jedoch wieder auseinander“. So lautete die Kernaussage dieser Analyse. Die Notwendigkeit einer Veränderung sahen die Befragten in der großen Entfernung der unterschiedlichen Planungsdisziplinen zueinander und in mangelnden Besprechungsmöglichkeiten nahe der bisherigen Arbeitsplätze – ein großes Manko für jede integrale Projektplanung. Für das neue Büroumfeld erarbeitete das interdisziplinäre Planungsteam daher in drei Workshops ein optimales Arbeitsumfeld mit optimaler Flächennutzung: Open Space mit nach Arbeitsgruppen gegliederten Flächen anstelle von Einzelbüros, jedoch mit fixen Arbeitsplätzen. „Wir lieben den Gedanken, eine große Familie zu sein“, erläutert Lukasser diese Entscheidung. Zwar habe er im Vorfeld auch Arbeitsplatzmodelle wie Hubs und als Workspace dienende Cafeterien in anderen Konzernen und sogar Ländern besucht, doch „unser Büro ist bewusst familiengetrieben.“ Und dazu gehören feste Arbeitsplätze ebenso wie „Quiet Booths“ – gemütliche Einzelkojen für Privatgespräche – sowie Projektflächen für den integralen Austausch. „Wir haben nicht am Platz gespart“, verdeutlicht er und fährt fort: „Wir sind als Dienstleister ein personalgetriebenes Unternehmen.“ Will heißen: Nur rund 10 % der anfallenden Kosten betreffen reine Bürokosten. „Es war daher nicht unser Ziel, diese Kosten zu optimieren.“

Integrale Planung am Arbeitsplatz

Stattdessen setzte ATP die Idee der integralen Planung gezielt in der eigenen Büroumgebung um: „Unser Büro ist als Matrixorganisation organisiert,“ beschreibt Lukasser. „Ein planender Ingenieur ist sowohl qualitativ vom eigenen Fachbereich geführt als auch operativ dem jeweiligen Projektleiter zugeordnet“. Die Herausforderung besteht darin, diese beiden Abhängigkeiten auch strukturell am Arbeitsplatz umzusetzen. Im Idealfall heißt das, dass die einzelnen Projektbeteiligten zusammenkommen, miteinander arbeiten und Probleme lösen, um dann im Anschluss wieder zu ihren „Fachfamilien“ zurückzukehren. Diesen Anforderungen müssen auch die jeweiligen Arbeitsplätze standhalten.

Das partizipativ erarbeitete Büronutzungskonzept gliedert den Raum daher in drei Zonen: Links und rechts einer transparent gestalteten Mittelzone befinden sich gleichwertige, offene Bürostrukturen. Neben Sonderarbeitsplätzen für „Sekundärprozesse“ wie Geschäftsleitung oder Administration dominieren sogenannte „Workbenches“. Hier wird sowohl geplant als auch informell kommuniziert. Jede Bank besteht aus je drei Tischen à 180 x 90 cm in einer linearen Reihe und bietet jeweils zwei Mitarbeitern einen Arbeitsplatz. Während die äußeren beiden Tische als sogenannte „Touch Downs“ die Möglichkeit für konzentrierte Einzelarbeit bieten, steht die Fläche des mittleren Tisches als Planablage und für die Zusammenarbeit zur Verfügung. Als Filter zwischen den beiden Projektflächen wurde die verbindende Mittelzone modular und flexibel bespielbar gestaltet: mit Einzelbüros für Projektleiter wie Lukasser ebenso wie mit Besprechungsräumen, einer Lounge, Rückzugsnischen, einer Küche, einem Infrastrukturraum und dem BIM-Raum, dem umfassend vernetzten Herzstück des Büros. „Während früher die Haustechnik, die Computerspezialisten und die Architekten in verschiedenen Geschossen untergebracht waren, sitzen sie nun in einem Stockwerk zusammen“, fasst Klaus Hessenberger, Senior Architect, Projektleitung Umsetzung, die Vorteile der neuen Bürowelt zusammen.

Überzeugungsarbeit gefordert

Zwei in der Innenraumgestaltung und Projektkoordination erfahrene Mitarbeiter setzten das Büronutzungskonzept binnen drei Monaten in gebaute Realität um. Und nein, vollkommen reibungslos sei die Umsetzung nicht gewesen, schmunzelt Hessenberger. „Jemand, der 20 Jahre in einem Einzelbüro sitzt – und das betrifft insbesondere leitende Mitarbeiter – muss erst behutsam davon überzeugt werden, dass er in der neuen Struktur genauso gut oder sogar besser arbeiten kann“, fügt Lukasser hinzu. Insbesondere die Befürchtung von Störungen im offenen Raum schreckte einige Kollegen. ATP löste das Problem mit Hilfe verschieden hoher Schränke, Blumeninseln, einem eigens für das Büro entwickelten, schalldämmenden Teppichboden sowie einer akustisch wirksamen Decke und bewirkte damit zugleich eine Zonierung der Arbeitsplätze. „Im Zuge der Umbauarbeiten haben wir auch erfahren, wie sich so etwas im laufenden Betrieb anhört“, ergänzt der mit der Ausführung betraute Projektleiter.

Das Thema Belüftung erwies sich als Herausforderung, da die Planer die bestehenden Lüftungsanlagen flexibler und verzweigter positionieren wollten, um individuelle Temperaturvorlieben besser bedienen zu können. „In den bisher genutzten Räumen hatten wir wenige starre Einblasöffnungen. In der Folge klagte der Eine über Zugerscheinungen, der Andere über zu hohe Temperaturen“, weiß Hessenberger. In den neuen Räumen positionierten die Planer die Lüftungsauslässe so, dass die Frischluft nun gezielt an vielen Stellen eingebracht werden kann. „Dazu mussten wir die Leitungen möglichst kreuzungsfrei innerhalb des bestehenden Doppelbodens verziehen, um auf dieser Basis individuelle Raumklimazonen erzeugen zu können. Das erforderte viel Tüftelarbeit.“

Change-Prozess Büroumbau

In Zusammenarbeit mit den Lichtplanern von Bartenbach lighting design entwickelten die Architekten zudem eine sensorisch gesteuerte, energieeffiziente LED-Lichtlösung mit Schwarmtechnologie und einer Mikropyramidenoptik. Die Leuchten sind zwar als Elemente in der Decke wahrnehmbar, werden jedoch für optimale Lichtverhältnisse an den Bildschirmarbeitsplätzen ausgeblendet. Ein Tageslichtmesskopf in Kombination mit der intelligenten Tageslichtsteuerung adaptiert die Beleuchtung und Lichtfarbe analog des tatsächlichen Tageslichteintrags automatisch. Eine Nachregulierung ist nicht erforderlich, kann auf Wunsch aber manuell erfolgen. Grundsätzlich funktioniert das Einschalten manuell, das Ausschalten aber – um Strom zu sparen – automatisch. Präsenz- und Anwesenheitssensoren garantieren dabei eine energieeffiziente Beleuchtung.

Für das Kunstlicht wurde nicht nur auf Einhaltung der aktuellen Vorschriften geachtet, sondern darüber hinausgehende Maßnahmen getroffen. Anstatt der geforderten Mindestbeleuchtungsstärke von 500 lx steht eine Beleuchtungsstärke von mindestens 750 lx zur Verfügung. Dadurch ist für jeden ausreichend Licht vorhanden. Auch im BIM-Raum passen sich die LED-Leuchten der aktuellen Lichtfarbe im Tagesverlauf von Nachtmilieu 3 000 K bis Tagmilieu 6 000 K automatisch an. Um das Raumklima individuell zu gestalten, lassen sich Fenster auch von Hand öffnen, „grüne Wände“ sorgen für optimale Luftfeuchtigkeit. Auch da habe es anfänglich Probleme gegeben, schmunzelt Lukasser. Ein Mitarbeiter habe geglaubt, die Beleuchtung oberhalb der Pflanzinseln nachts ausschalten zu müssen. Das habe den Pflanzen gar nicht gutgetan, „und es hat einen ganze Weile gedauert, bis wir die Ursache herausgefunden hatten.“

„Überhaupt“, da sind sich die beiden Projektverantwortlichen einig, „ist solch ein Büroumbau ein Change-Prozess. Er erfordert viele Kommunikationsrunden, um die betroffenen Mitarbeiter mitzunehmen. Und er ist ständig im Fluss.“ Gesprochen wurde über alles, die Termine, die Ersatzmaßnahmen, die Farbe der Tische. Die eigentliche Bautätigkeit sei hierbei  fast in den Hintergrund getreten, zumal es keinerlei handwerkliche Probleme gab. Und auch die Umsiedlung war in einem halben Tag erledigt. „Die Mitarbeiter haben ihre Unterlagen an den alten Arbeitsplätzen in Kartons geräumt, sind die Treppe heruntergegangen, haben ausgeräumt und weiter gearbeitet“, fasst Lukasser zusammen. Und jetzt? „Sind alle begeistert“, freut er sich. Jeder wolle in der neuen Umgebung arbeiten. Daher soll die Idee auch ganz schnell im Rest des Innsbrucker Büros umgesetzt und natürlich weiter optimiert werden. Die Cafeteria wird bald von einem Caterer beliefert, es soll eine Raucherterrasse geben und ein BIM-Präsentationsraum ist ebenfalls geplant. Die Investition hat sich in jedem Fall gelohnt, wissen die Architekten, auch wenn es kostengünstiger gegangen wäre. Und so ist sicher: Der nächste Umbau kommt bestimmt.